O e-Social é uma plataforma eletrônica que visa coletar informações de cunho trabalhista, previdenciária, fiscal e tributária decorrentes da relação do trabalho entre a empresa e o trabalhador, com ou sem vínculo empregatício, criando uma base única e centralizadora deste conjunto de informações.
A principal finalidade do e-Social é criar um banco de dados único, sistematizando o gerenciamento e fiscalização das informações, e possibilitando o compartilhamento em tempo real destas informações entre os diversos órgãos administrativos.
O e-Social não abrange apenas as informações exclusivas à folha de pagamento, mas uma gama de informações que irão envolver diversas áreas de Recursos Humanos como a de Administração de Pessoal, Recrutamento e Seleção, Cargos e Salários, Terceirização, Saúde e Segurança do Trabalho, Medicina do Trabalho, Benefícios, Tecnologia da Informação, Fiscal, Contábil, Logística e Financeira.
Como o e-Social envolve diversas áreas é imprescindível que haja um mentor o qual seja responsável por verificar o que a empresa dispõe de informações em seu sistema de folha de pagamento e demais subsistemas, a fim de comparar com as informações exigidas pela plataforma, de modo a certificar quais informações não são atendidas e quais estão em desconformidade ou possam gerar divergências de acordo com o leiaute dos arquivos.
Esta pessoa não necessariamente precisa ser a responsável por abastecer todos os dados necessários e exigidos para atender as novas exigências, mas apenas apontar quais providências necessárias deverão ser tomadas, bem como acompanhar ininterruptamente, ao menos nos primeiros meses, o envio e a validação das informações.
O mentor deverá acompanhar as alterações no que diz respeito às inovações cadastrais que ocorrerem no manual do e-Social, bem como ser o interlocutor responsável por identificar e apontar à empresa fornecedora da folha de pagamento, eventuais inconsistências.
Uma tarefa importante para o mentor é estabelecer qual área será responsabilizada pelo fornecimento da informação, ou seja, por mais que a área de medicina do trabalho se utilize do campo “descrição do cargo”, por exemplo, para avaliar quais os exames médicos devem ser realizados no ato da admissão de determinado empregado, cabe à área de cargos e salários estabelecer e abastecer tal campo, área à qual será a responsável direta pelo fornecimento dos dados ao e-Social no que se refere à descrição da função, arquivo “S-1040 Tabela de funções”.
Assim como há a necessidade de se parametrizar a folha de pagamento quanto às incidências de INSS, FGTS e IRF sobre as verbas salariais pagas, para o e-Social também será necessário que todo o conjunto de informações seja organizado através da parametrização.
Para desenvolver este trabalho o mentor do e-Social precisa conhecer todos os subsistemas das diversas áreas envolvidas, de modo que cada área seja responsável por abastecer (cadastrar) a informação exigida pela plataforma.
Uma vez identificada quais parametrizações precisam ser implementadas, cabe ao mentor acompanhar a geração dos arquivos e a importação para a plataforma e-social. Ocorrendo inconsistências, direcioná-las para que a respectiva área (subsistema) faça as correções necessárias.
Trecho extraído da Obra -e-Social - Teoria e Prática da Obrigação Acessória - utilizado com permissão do autor.
Fonte: Sergio Ferreira Pantaleão. Advogado, Administrador, responsável técnico pelo Guia Trabalhista e autor de obras na área trabalhista e Previdenciária.
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